Funciones en Excel

En esta nueva entrada conoceremos que es una "FUNCIÓN" en la hoja de cálculo en Excel, las cuales nos facilitan las operaciones y el trabajo las cuales  ya vienen prediseñadas en el programa, aquí daremos un vistazo para que las conos can y se den cuenta cuales son y como opera cada grupo de funciones ya que están conformados por 12 categorías.

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Las categorías son las siguientes:

1. Funciones de complementos y auto matización
2. Funciones de cubo
3. Funciones de base de datos
4. Funciones de fecha y hora
5. Funciones de ingeniería
6. Funciones financieras
7. Funciones de información
8. Funciones lógicas
9. Funciones de búsqueda y referencia
10. Funciones matemáticas y trigonométricas
11. Funciones estadísticas
12. Funciones de texto.

Ejemplificación de la Funcion Promedio.

Ahora ocuparemos una de las muchas funciones que excel nos da a utilizar, utilizaremos la función PROMEDIO, la función promedio como su nombre lo indica nos ayuda a obtener valgaze la redundancia un promedio sobre algunas cantidades ya sean calificaciones, dinero, totales etc.

Datos a Utilizar.

En esta ocasión ocuparemos los valores cualesquiera, por ejemplo los que están en la imagen anterior. Tendremos que mandar a llamar a la función PROMEDIO ya sea mediante "=PROMEDIO()" ó bien desde la barra de herramientas en el botón auto suma el cual posee una flecha hacia abajo. Cuándo salgan las opciones darle clic en Promedio. Así:

También como ya había mencionado antes puede ser llamada mediante el nombre de la función la cual es "=PROMEDIO("valores asignados")". Así.

Cuando ya ayas ocupado la función mediante el botón auto suma o por su nombre tendrás que agregar un rango dentro del paréntesis que marca la función que en el ejemplo seria así ejemplo: "=PROMEDIO(B2:D")" y nos arrojara un resultado que será el promedio de esa materia.

cuando ya tengas el resultado en la celda E2, solo arrastra la celda hacia abajo y soltara el resultado de las demás materias, ojalá y esta explicación aya sido de mucha ayuda par que puedas entender mejor realiza ejercicios en tu programa Excel de las funciones que tu creas que necesitaras o que te pidan para algún trabajo.

Ejemplificación de la función Potencia.



En esta ocasión ocuparemos la función matemática Potencia la cual sirve para saber cuantas veces es multiplicado un numero por si mismo y para entender mejor esto aremos el sig. ejemplo con los valores siguientes.



Datos Utililizables.



Ya que tenemos los valores ahora solo hay que hacer llamar la función ya bien sea por el nombre de la función "POTENCIA()" ó bien sea por el botón auto suma-más funciones.

En esta ocasión la mandamos a llamar mediante el botón auto suma y nos saldrán unas funciones pero la que utilizaremos no se encuentra ahí entonces tendremos que dar en la opción "Más Opciones" y nos saldrá el sig. cuadro de texto.

Después de que nos salio el cuadro de texto buscaremos la función potencia la cual ya esta seleccionada y le daremos clic en aceptar y de nuevo saldrá un cuadro de texto que ahora será el sig.

Ahora solo hay que poner los datos en el cuadro Numero y Potencia pero, nosotros ya teníamos los valores que íbamos a utilizar y solo hay que poner los rangos donde estén los valores a utilizar que serian en Numero:A2  y en Potencia:B2 y quedaría de la sig. forma.

Bueno los valores ya han quedado definidos lo único que nos falta para poder seguir con los demás valores sería darle en aceptar, después de que hayamos echo nos soltará el resultado de la operación.

Bueno ya la función nos dio el resultado lo único que nos queda es arrastrar la la celda hacia abajo y nos dará los resultados correspondientes de las potencias.

Espero que esta explicación les aya sido útil.

"En mi vida personal Excel es un programa que la verdad nos ayuda a muchas cosas como solo contar rótulos o valores, como realizar ecuaciones algebraicas, en cuanto a mí el uso de las funciones me ha facilitado el uso de Excel por que así no hay que redactar toda una fórmula si lo que vamos a utilizar es una operación sencilla solo utilizariamos una función y las cuales son fórmulas pero determinadas por Excel, como ya vimos en los ejemplos pasados podemos hacer muchas cosas mediantes ellas..............................."

Mejia Torres Edmy Gerardo 2"B" NL:27





Operadores Relacionales en Excel

En Excel existen muchos operadores ya sea para realizar alguna operación aritmética o alguna otra pero dentro de Excel existen ciertos operandos llamados Operadores de Relación estos sirven para realizar comparaciones entre datos ya sean rótulos o valores. Al momento de trabajar con estos operadores hay que tener en cuenta ciertas normas tales como:

• El orden como deben de estar acomodados los datos esta es la sintaxis al momento de utilizar los operadores de relación:

Sintaxis:

Operando 1, Operador Relacional, Operando 2.

 

Los operadores relacionales ya que si no conoces estos no podrás realizar una operación con los mismos.

Operador Relacional           Significado

                                            =                                     Igual

                                            >                                 Mayor que

                                            <                                 Menor que

                                           >=                         Mayor o igual que

                                           <=                         Menor o igual que

                                           <>                             Diferente que

Al acabar una operación de relación esta dará un valor de retorno estos únicamente pueden ser:

Valores de Retorno:

Si la operación es verdadera mostrara el rotulo "VERDADERO"

Si la operación es falsa mostrara el rotulo "FALSO"

Por ejemplo tenemos estos datos:

 

Bien ya que tenemos los valores vamos a hacer una comparación para ver si los valores de la columna A son mayores a los de la columna B y tendremos que hacer una fórmula utilizando los operadores relacionales.

Ahora ya que hicimos la fórmula sólo nos queda dar enter, pero recuerda que existen mas operadores relacionales en este caso usamos sólo "> Mayor Que" y el valor de retorno puede tomarse diferente si el valor relacional es distinto.

Ya que tenemos el resultado que es "FALSO" solo queda arrastrar la celda hacia abajo para que nos de los resultados que faltan que seria así.

"Para mí, conocer los operadores relacionales es muy útil por que así podemos hacer comparaciones para saber si alguna cosa es verdadera o falsa y así no tener dudas de lo que estamos manejando, el ejemplo que utilizamos fue de una comparación sencilla pero hay veces que lo que tenemos que comparar son cosas muy complejas, por eso este tema es muy bueno y muy útil, yo en lo particular lo utilizo en la escuela  y en los ejercicios que resolvemos en el aula de informática y me es muy útil........................................................."



Mejia Torres Edmy Gerardo 2"B" NL:27



Función SI

Ahora bien conoceremos una de las funciones mas útiles que Excel nos da a utilizar y que es "Función Si()", pero esta función necesita de los operadores relacionales que vimos en la entrada pasada, y esta función realiza una comparación entre datos y realiza una operacion si la condicion que ponemos en ella es VERDADERA y realiza otra si esta resulta FALSA.

Sintaxis.

=SI(prueba_logica,[valor_si_verdadero],[valor_si_falso])

 

 

Para iniciar la función se utiliza el signo igual el cual siempre nos va a indicar que se trata de una fórmula ó bien de una función, en este caso es una función, despues vemos que se escribe la palabra SI que es el nombre de la dicha función que estamos utilizando, depués se encuentra la prueba lógica la cuál se basará en hacer la comparación, posteriormente se encuentra el valor que nos lanzará si cuyo caso la comparación llegara a aser VERDADERA, y por último nos encontramos con el valor que nos dará si llegara a ser FALSA la comparación.

Todo esto lo podemos explicar con el sig. ejemplo:



valores a utilizar.


Después de que ya tenemos los valores solos nos queda llamar la función que utilizaremos pero primero hay que situarnos debajo de la celda aprueba, ya que estemos posicionados en la celda "F2" tenemos que mandar a llamar la función. Primero se escribe el signo = y después el nombre de la función SI después el primer paréntesis "(" sin las comillas, después la prueba lógica, seguida del valor verdadero, finalizada por el valor falso y la función sería así =SI(E2>=6,"SI","NO").

Ya hemos realizado toda la sintaxis de la función y solo nos queda dar enter para que la nos de el resultado y veamos quien si aprobo y quien no como veremos en el siguiente ejemplo:

Fórmula ya realizada.

Resultado de la función.

Ya que la función nos arrojó un resultado solo nos queda arrastrar la celda hacia abajo para saber todos los resultados y se vería así.

Resultados de la función.

Ahora bien ya tenemos todos los reultado y vemos que alumnos han reprobado, pero recordemos que este es un ejemplo simple también hay ejemplos mas complejos pero como apenas estamos aprendiendo a utilizarla este ejemplo es mas que suficiente.

"Esta función es de gran ayuda ya que con ella podemos comparar toda una lista de alumnos para saber con mas precisión quienes son los que aprueban y reprueban, por decir un ejemplo pero en sí nos sirve para comparar cualquier tipo de información ya sean Rótulos ó Valores y nos sirve para el trabajo la escuela o solo para realizar un ejercicio, también nos facilita todo el trabajo y así las cosas se harían mecánicamente y hay menos riesgo de una equicocación..........................................................................................."

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Direccionamiento Absoluto

Cuando utilizamos Excel no nos damos cuenta que aveces no damos la indicación adecuada y por decir cada vez que desplaza una celda hacia abajo el resultado coincide con los datos que dan el resultado pero hay veces en las que solo necesitamos 1 solo valor para calcular muchos resultados y a eso se le conoce como valor absoluto.

Mientras no le indiquemos a Excel, éste va a considerar direccionamiento relativo cada vez que copiemos una fórmula.

El direccionamiento absoluto se utiliza cuando se desean conservar las referencias de una celda o rangos, es decir, Sirve para que al copiar una celda, la parte absoluta no varíe, mientras que la relativa se actualiza en función del número de filas o columnas a las que copias la fórmula.

Por ejemplo:

$D$1

o

$A$1:$C$5

(Son ejemplos de direccionamiento absoluto).

 

Se tiene que colocar el símbolo $ delante de la letra de la columna o del numero de fila que no que no se desea modificar al copiarse.

Celda relativa	=A5
Fila absoluta	=A$5
Columna absoluta	=$A5
Celda absoluta	=$A$5

Ejemplos:

"Este tema ha sido muy util por que hay veces que arrastramos el resultado de una celda pero como la forma maneja celdas separas o distantes el resultado que arrastramos lo hacemos con error, por eso el direccionamiento absoluto nos ayuda a que los resultados que manejemos se basen solo en un valor que no se mueve o se queda absoluto y los demas son relativos, asi la unica celda que baja seria la relativa y no marcaría error en los resultados, pero tambien hay que saber que valores se quedan relativos para que así podamos realizar un buen ejercicio o un buen trabajo.................................."



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Gráficos

Los gráficos en Excel son utilizados para dar referencia a cualquier dato, nos sirven para representar cualquier trabajo por que "una imagen vale mas que mil palabras" la cual hace referencia a que con un solo gráfico podemos dar a entender muchas cosas en Excel por decir una lista de ventas. A continuación explicaremos este tema.

¿Qué es un gráfico?

En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.
Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos.

Terminología de los gráficos

Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son :

• Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.

• Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.

• Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.

• Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.

• Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.

• Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.

• Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccione los datos a representar en el gráfico.

Seleccione el menú Insertar.

Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú. O bien haz clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

LINK 1
LINK 2

"Este tema es muy útil por que podemos demostrar datos muy interesantes en tal solo un gráfico y eso sirve mas que estar leyendo toda una tabla o una lista lo cual es tedioso y asi solo leyendo un gráfico es mas dinámico y atractivo, se muestran los datos mas relevantes e importantes y da un buen aspecto al trabajo que se está manejando.................................................."

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